Dergiye Makale Gönderim Yazısını Nasıl Hazırlamalı

Dergiye Niyet Mektubu Hazırlama Yöntemleri

Birçoğunuz, dergiye gönderiminiz için nasıl bir kapak mektubu yazacağınızı merak ediyor olabilirsiniz. Bazılarınız, mektubun içeriğinin bile fark yaratıp yaratmayacağını merak ediyor olabilir. Bu noktada dergiye gönderilen başvuru önyazısının sizlere önemli olduğunu söylemek isteriz. Bu yazıda, (1) neden güçlü bir kapak yazısı yazacağınıza, (2) neleri dahil etmeniz gerektiğine ve (3) onu nasıl yapılandıracağınıza açıklayacağız. Son bölüm, ayrıntılı açıklamalar ve bazı yararlı ifadeler içeren ayrıntılı bir şablon ve kapak mektubu içerecektir.

İyi bir niyet mektubu niçin önemli?

Araştırma makalenizin amacı araştırmanızın esasını kanıtlamak olsa da, güçlü bir tanıtım mektubu, araştırmanızın önemini vurgulama ve konseptinizi dergi editörlerine “satma” fırsatınızdır.

Ne yazık ki, bir makalenin kabul edip edilmeme konusundaki karar verme sürecinin bir bölümünün iş modeline dayandığını itiraf etmeliyiz. Editörler, okuyucularıyla ilgilenecek makaleleri seçmelidir. Diğer bir deyişle, kâğıdınız yayınlanırsa, onlara para kazandırmalıdır. Araştırma kağıdınızın başlığı ve içeriği ile (örneğin yazınız çok teknik ise)  tek başına derginin ilgi alanlarına nasıl hitap edeceğinizi bilmediğinizde, kapak mektubu editörleri ikna etmeye yarayacak bir fırsattır.

Ekonomik faktörlere ek olarak, birçok editör yazarların temel talimatları izleyip izleyemediğini incelemek için kapak mektubunu kullanır. Örneğin, yazarlara yönelik bir dergi rehberi, yazınızın etik uygulamaları içermesi gerektiğini belirtiyorsa, ve siz bu öğeleri içermezseniz, araştırmanız en ilerici projeniz olsa bile otomatik olarak reddedilecektir! Yönergeleri takip edemediğinizde ve kapak mektubunun ayrıntılarına dikkatli davranmadığınızda, editörler araştırmanızın kalitesini ve titizliğini merak edebilirler. Bu durum, editörlere vermek istediğiniz bir izlenim değildir ve daha baştan kaybetmenize neden olabilir!

Kapak yazısına ne eklemeliyim?

Asıl çıkış noktası: Derginin tüzüğünüzü izlemenizdir! Okuduğunuz diğer tavsiyeler ne olursa olsun, dergi editörlerinin istediği bilgiyi öncelikli seçtiğinizden emin olun. Yukarıda açıkladığımız gibi, gerekli ifadelerin eklenememesi yazınızın otomatik reddedilmesine yol açacaktır.

Aşağıda, içermeniz gereken en yaygın öğelerin ve hangi bilgileri içermemeniz gerektiğinin bir listesi bulunmaktadır:

Gerekli bilgiler:

  • Editörün ismi (bilindiği zaman)
  • Başvurduğunuz deginin ismi
  • Yazınızın ismi
  • Yazınızın cinsi(İnceleme, araştırma, vaka analizi, vb.)
  • Başvuru tarihi
  • Çalışmanızda cevaplamaya çalıştığınız araştırma sorusu
  • Kullanılan metodoloji
  • Bilimsel topluluğun ilke bulguları ve önemi (araştırmanızın bir konsept anlayışımızı nasıl ilerlettiğini)
  • Sorumlu yazar iletişim bilgileri
  • Makalenizin önceden yayınlanmamış olduğu ve şu anda başka bir dergide görüşülmediği ve tüm yazarlar tarafından onaylandığını ve makalenin bu dergiye gönderilmesine karar verildiği beyanı

Sıkça talep edilen diğer bilgiler:

  • Daha önce dergi tarafından yayınlanan benzer makalelerin kısa listesi
  • Sizin veya birlikte çalıştığınız yazarların, daha önce yayınlanmış veya diğer dergiler tarafından inceleniyor olan çalışmalarının listesi. Bu eserlerin kopyalarını ekleyebilirsiniz.
  • Editör (ler )le olan daha önceki tartışmalar (örneğin ilgili konuyu bir konferansta bir editörle tartıştıysanız)
  • Makalenizi değerlendirmek için gereken teknik özellikler
  • Yazınızı gözden geçirenler ve iletişim bilgileri
  • Gerekirse, gözden geçirenler hariç tutulur (bu bilgi büyük olasılıkla çevrimiçi gönderimler formlarında başka bir yerde istenir)
  • Derginin gerektirdiği diğer açıklamalar / ifadeler (ör. Etik standartlara uyum, çıkar çatışmaları, sunum şartlarına ilişkin anlaşma, telif hakkı imzalama vb.)

Ne yapmamalısınız?

o   Çok fazla jargon kullanmayın veya çok fazla kısaltma içermeyin.

o   Bulgularınızı veya bunların önemini fazla süslemeyin. “Novel”, “first ever”, “paradigm-changin.”  gibi sözcüklerden kaçının. Bu tür ifadeleri kullanmak yanlıştır ve editör, eserinizin esaslarını objektif olarak değerlendirme imkânınızı sorgulayacaktır.

o   Yazınızı beğenenleri adlandırmayın. Makalenizi onaylayan ve beğenen kişileri listelemek editörlerin ilgisini çekmez. Onlar sadece içeriğinizin ölçütlerine uyup uymadığını öğrenmek isterler.

o   Roman yazmayın. Çalışmalarınızı yeterince açıklamak ve konseptinizi editörlere satmak istiyorsanız, kapak mektubunuzu bir sayfa kadar tutun. Mektup kısa bir özet olmalı.

o   Mizahı kullanmaktan kaçının. Editörlerin gözünde bu ters tepki yaratabilir.

Niyet mektubumu nasıl yapılandırırım?

Niyet mektubunuz resmi bir dile yazılmalıdır. Çoğu gönderim elektronik olarak teslim edildiğinden, aşağıdaki şablon değiştirilmiş bir e-posta biçimindedir. Bununla birlikte, mektubunuzu antetli kağıda gönderirseniz (PDF veya basılı kopya posta ile), önceden basılmış antetli kağıtları kullanmadıysanız, iletişim bilgilerinizi sayfanın sol üst köşesine taşıyın; bu durumda iletişim bilgilerinizin mektubun üst köşesinde ortalanması gerekir.

 AÇIKLAMALI ÖRNEK

Dergiye Gönderim Niyet Mektubu

 

[Dergi Editörünün İsim ve Soyadı][Mezuniyet Derecesi  (eğer var ise)]

İPUCU: Alıcı adının bulunduğu kısma herhangi bir lisans derecesini dahil etmek alışageldiktir.

örn., John Smith, MD or Carolyn Daniels, MPH

[Başlık]

örn., Editor-in-Chief, Managing Editor, Co-Editors-in-Chief

[Derginin İsmi]

[Derginin Adresi]

[Başvuru Tarihi: Ay Gün, Yıl]

Dear Dr./Mr./Ms. [Editörün soyadı]:

İPUCU: Editörün ism beli değilse, “Dear Managing Editor:” veya “Dear Editor-in-Chief:” gibi tanımları kullanın. Tabi eğer ismini biliyorsanız bu daha iyidir. Dergilerin siteleri uzun zamandır revise edilmemiş olabilir, en iyisi dergiyi aramak ve niyet mektubunu kimin adına göndereceğinizin teyidini almaktır.

İPUCU: Resmi yazılarda “Mrs.” veya “Miss”asla kulanmayın; “Ms.” kullanın.

İPUCU: Asla “Dear Sirs”  veya benzer bir ifadeyi kullanmayın. Çoğu editörün kadın olduğu durumlarda bu hakaret olarak görülecektir!

[Para.1: 2–3 cümleleri] I am writing to submit our manuscript entitled, ["Başlık"] for consideration as a [Derginin İsmi][Makale Türü]. [Bir ila iki cümle, "çalışma tasarımı" nı, uygulandığında araştırma sorunuzu, ana bulgularınızı ve sonucunuzu özetler.]

örn., I am writing to submit our manuscript entitled, “X Marks the Spot” for consideration as an Awesome Science Journal research article. We examined the efficacy of using X factors as indicators for depression in Y subjects in Z regions through a 12-month prospective cohort study and can confirm that monitoring the levels of X is critical to identifying the onset of depression, regardless of geographical influences.

İPUCU: Bulgularınızı ve sonucunuzu tartışmak için faydalı cümleler şunlardır:

  • Our findings confirm that…
  • We have determined that…
  • Our results suggest…
  • We found that…
  • We illustrate…
  • Our findings reveal…
  • Our study clarifies…
  • Our research corroborates…
  • Our results establish…
  • Our work substantiates…

[Para. 2: 2–5 cümleleri] Given that [Araştırmanızın İçeriği], we believe that the findings presented in our paper will appeal to the [Okuyucu Profili] who subscribe to [Derginin İsmi].

Our findings will allow your readers to [Derginin Amaç ve Kapsamına makalenizin uyan yönlerini tanımlayın].

İPUCU: Dergi gönderim önyazınızda derginin hedef kitlesine  seçmiş olduğunuz konunun nasıl yardımcı olabileceğine değinin.

İPUCU: Derginin kitlesi ile konuzun nasıl örtüştüğünü belirtin. Örneğin, hedef derginizin okuyucularının birçoğu, kamu politikası etkileriyle ilgileniyorsa, makalenizin dergi okurlarına kamu kaygılarına daha etkili bir şekilde cevap verebilecek daha güçlü politikalar geliştirmelerine nasıl yardımcı olabileceğini tartışmak isteyebilirsiniz.

İPUCU: Neden araştırma konuzun ele alınması gerektiğinden bahsedin.

örn., “Given the struggle policymakers have had to define proper criteria to diagnose the onset of depression in teenagers, we felt compelled to identify a cost-effective and universal methodology that local school administrators can use to screen students.”

İPUCU: Eğer seçmiş olduğunuz konu ile ilgili dergide daha önce bir makale yayınlanmamışsa bunu belirtin. Örneğin, “After initially researching X, Y approached us to conduct a follow-up study that examined Z. While pursuing this project, we discovered [some new understanding that made you decide the information needed to be shared with your peers via publication.]“

örn., Given the alarming increase in depression rates among teenagers and the lack of any uniform practical tests for screening students, we believe that the findings presented in our paper will appeal to education policymakers who subscribe to The Journal of Education. Although prior research has identified a few methods that could be used in depression screening, such as X and Y, the applications developed from those findings have been cost-prohibitive and difficult to administer on a national level. Thus, our findings will allow your readers to understand the factors involved in identifying the onset of depression in teenagers better and develop more cost-effective screening procedures that can be employed nationally. In so doing, we hope that our research advances the toolset needed to combat the concerns preoccupying the minds of many school administrators.

[[Para 3: Benzer çalışmalar] “This manuscript expands on the prior research conducted and published by [Yazarlar] in [Dergi İsmi]” veya “This paper [examines a different aspect of]/ [takes a different approach to] the issues explored in the following papers also published by [Dergi İsmi].”

1. Makale 1

2. Makale 2

3. Makale 3

İPUCU: Kısa süre önce hedef derginiz tarafından yayınlanan benzer çalışmaları belirtmelisiniz, ancak beşten fazla listelemeyin. Yalnızca bir makaleden bahsetmek isterseniz, önceki cümleyi şu şekilde değiştirin: “This paper [examines a different aspect of]/ [takes a different approach to] the issues explored by [Yazarlar] in [Makalenin İsmi], also published by [Dergi İsmi] on [TARİH].”

[Para. 4: Sıklıkla gereken ek açıklamalar] Each of the authors confirms that this manuscript has not been previously published and is not currently under consideration by any other journal. Additionally, all of the authors have approved the contents of this paper and have agreed to the [Dergi İsmi]‘s submission policies.

İPUCU: Araştırmanın bir bölümünü başka yerlerde daha önceden kamuya açıkladıysanız, bunu belirtin. Örneğin , diyebilirsiniz ki, “We have presented a subset of our findings [bir Yayın Türü olarak] in [Yer] in [Sene].”

örn., We have since expanded the scope of our research to contemplate international feasibility and acquired additional data that has helped us to develop a new understanding of geographical influences.

[Para. 5: Hakemler] Should you select our manuscript for peer review, we would like to suggest the following potential reviewers/referees because they would have the requisite background to evaluate our findings and interpretation objectively.

  • [İsim, kurum, e-posta ve uzmanlık]
  • [İsim, kurum, e-posta ve uzmanlık]
  • [İsim, kurum, e-posta ve uzmanlık]

To the best of our knowledge, none of the above-suggested persons have any conflict of interest, financial or otherwise.

İPUCU: Derginin önerilerinizden en az birini kullanması muhtemel olduğu için 3-5 yorumcu ekleyin.

İPUCU: Hedef derginizin kullandığı terimi (“reviewer” or “referee”) kullanın. Bir dergi terminolojisine yakından dikkat etmek, dergi üzerinde doğru bir şekilde araştırma yaptığınızı ve hazır olduğunuzu gösteriyor!

[Para. 6: Sıkça talep edilen ek bilgiler] Each named author has substantially contributed to conducting the underlying research and drafting this manuscript. Additionally, to the best of our knowledge, the named authors have no conflict of interest, financial or otherwise.

Sincerely,

 

[İsminiz]

Corresponding Author

Institution Title

Institution/Affiliation Name

[Kurumun Adres Bilgisi]

[Eposta adresiniz]

[Tel: (ilgili ülke / alan kodunu ekleyin)]

[Faks: (ilgili ülke / alan kodunu ekleyin)]

Additional Contact [should the corresponding author not be available]

Institution Title

Institution/Affiliation Name

[Kurumun Adres Bilgisi]

[Eposta adresiniz]

[Tel: (ilgili ülke / alan kodunu ekleyin)]

[Faks: (ilgili ülke / alan kodunu ekleyin)]

Kapak mektubunu göndermeden önce hızlı kontrol listesi

1.Yazı tipini Arial veya Times New Roman, boyut 12 punto olarak ayarlayın.

2.Tüm metinleri tek boşlukla doldurun.

3.Gövde paragrafları arasında bir satır boşluğu kullanın.

4.Paragrafları girintili yapmayın.

5.Gönderimden önce tüm mektubu bir tanıdığınıza okutun.

6.Yazım ve dilbilgisi kontrol yazılımını kullanın. Gerekirse, mektubunuzu netlik ve kararlılık açısından gözden geçirmek için Wordvice gibi profesyonel redaksiyon ve düzenleme servislerini kullanın.

7.Editörün adını kontrol edin. Gerekirse onaylamak için dergiyi arayın.

Kapak mektupları hakkında daha fazla bilgi edinmek için ek kaynaklar

  1. http://blogs.nature.com/methagora/2013/09/how-to-write-a-cover-letter.html
  2. https://www.springer.com/gp/authors-editors/authorandreviewertutorials/submitting-to-a-journal-and-peer-review/cover-letters/10285574
  3. http://www.biosciencewriters.com/Writing-Cover-Letters-for-Scientific-Manuscripts.aspx
  4. jgimed.org/authors/JGIM-cover-letter-templates.doc
  5. http://www.nature.com/ni/journal/v9/n2/full/ni0208-107.html